Strateginen järjestelmäkonsultointi
Selvitämme, mihin nykyiset ERP-, CRM- ja taloushallinnon järjestelmänne todella pystyvät. Yllättävän usein niissä on jo se, mitä ennustaminen vaatii. Tieto on vain hajallaan eikä kukaan ole kytkenyt osia yhteen. Kun rajat tunnetaan, moni suunniteltu järjestelmähanke osoittautuu tarpeettomaksi.
Miksi järjestelmistä ei saada irti sitä, mitä pitäisi?
Järjestelmät on hankittu yksi kerrallaan ja eri tarpeisiin. Toiminnanohjaus ostettiin tuotantoa varten, CRM myyntiä varten, taloushallinnon järjestelmä kirjanpitoa varten. Jokainen tekee oman työnsä yleensä hyvin, mutta ne yhdistyvät toisiinsa lähinnä kirjanpidon takia eli kerran kuussa ja jälkikäteen.
Tieto on siiloissa.
Myynnin tilauskanta ja tuotannon kapasiteetti ovat eri järjestelmissä, joten niiden yhteisvaikutusta ei näe kukaan.
Käyttöönotto on jäänyt kesken.
Ominaisuudet on maksettu, mutta niitä ei ole konfiguroitu loppuun tai kukaan ei tiedä niiden olevan olemassa.
Sisäinen laskenta on rakennettu ulkoisen ehdoilla.
Kustannuspaikat ja tilikartta palvelevat tilinpäätöstä, eivät siihen kysymyksen vastaamista, kannattaako tämä asiakkuus.
Ongelma ei siis useimmiten ole se, että järjestelmä olisi väärä. Ongelma on se, ettei kukaan ole katsonut kokonaisuutta sen jälkeen, kun osat ostettiin.
Mitä järjestelmäkonsultointi käytännössä sisältää?
Käymme läpi nykyiset järjestelmät, niissä olevan tiedon ja sen, miten tieto liikkuu (tai jää liikkumatta) niiden välillä. Tuloksena on arvio siitä, mitä nykyisillä järjestelmillä saadaan aikaan pelkästään konfiguroimalla ja kytkemällä, ja mitä varten tarvittaisiin jotain uutta.
Työ kattaa tyypillisesti nämä:
- Nykyisten järjestelmien toiminnallisuuden ja käyttämättömien ominaisuuksien kartoitus
- Tietosiilojen tunnistaminen ja rajapintojen arviointi
- Sisäisen laskennan rakenteen läpikäynti: kustannuspaikat, seurantakohteet, ajurit
- Prosessien läpikäynti siltä osin kuin ne tuottavat tai estävät luotettavaa tietoa
- Suositus jatkosta, mukaan lukien vaihtoehto ”ei tehdä mitään”
Emme aloita työtä piirtämällä tavoitearkkitehtuuria. Aloitamme sillä, mitä teillä on.
Miksi tämä tehdään ennen ennustamista?
Ennuste on täsmälleen niin luotettava kuin sitä syöttävä data. Jos toteumatieto tulee viiveellä, väärällä tarkkuudella tai osittain käsin syötettynä, ennustemalli tuottaa vain kauniisti muotoiltua roskaa — nopeammin ja hienommassa muodossa kuin ennen, mutta yhtä käyttökelvottomana.
Sama pätee työkaluihin. Raportointityökalun asentaminen rikkinäisen prosessin päälle tuottaa samat luvut nopeammin, ei parempia päätöksiä.
Myyttekö te järjestelmiä?
Emme. Emme edusta yhtäkään ohjelmistotoimittajaa emmekä saa provisiota siitä, päädyttekö hankkimaan uuden järjestelmän vai ette. Tämä on olennaista, koska järjestelmäsuosituksia antavat tyypillisesti ne, jotka myös myyvät niitä.
Käytännössä tämä näkyy siinä, että kohtuullisen usein suosituksemme on olla ostamatta mitään. Se on huono liiketoimintamalli järjestelmätoimittajalle ja hyvä lähtökohta luottamukselle.
Sama koskee omaa sovellustamme: jos nykyiset järjestelmänne riittävät, sanomme sen. Kokemuksemme on kymmenistä pk-sektorin järjestelmähankkeista sekä toimittajan että asiakkaan puolelta, ja molemmilta puolilta katsottuna suurin yksittäinen rahanmeno on järjestelmä, joka ostettiin ratkaisemaan prosessiongelmaa.
Jos harkitsette uutta järjestelmää, katso myös opas EPM-järjestelmän valintaan.
Mitä tästä jää käteen?
Kirjallinen arvio nykytilasta, tunnistetut tietosiilot ja konkreettinen suositus siitä, mitä kannattaa tehdä seuraavaksi ja missä järjestyksessä. Suositus sisältää arvion työmäärästä, jotta voitte päättää jatkosta ilman että joudutte ostamaan seuraavaa vaihetta nähdäksenne, kannattaako se.
Osalle asiakkaista tämä vaihe riittää sellaisenaan. Jos tieto saadaan liikkumaan nykyisillä järjestelmillä, ennustaminen onnistuu ilman uusia hankintoja.
Kannattaisiko ennen seuraavaa järjestelmähanketta katsoa, mitä nykyisissä on?
Varataan 30 minuuttia ja käydään tilanne läpi. Ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään eikä sido mihinkään.