Kannattavuus selviää yleensä kuuden viikon viiveellä. Se on viisi viikkoa liikaa.
Katevia auttaa pk-yrityksiä näkemään, mihin tulos on menossa ja miksi ennen kuin se näkyy tuloslaskelmassa. Hyödynnämme nykyiset järjestelmänne, rakennamme ennustemallin niiden päälle ja käymme poikkeamat läpi niin, että niistä syntyy toimenpiteitä eikä pelkkiä havaintoja.
Tuntuuko tutulta?
Kuluvan kuukauden kannattavuus selviää tyypillisesti 3–6 viikkoa kuukauden päättymisen jälkeen, kun kirjanpito valmistuu. Luku on silloin oikein, mutta se on menneisyyttä. Virheellisellä hinnalla on jo ehditty myydä ja tappiollinen projekti on viety loppuun. Peräpeili on erinomainen väline, jos aikoo katsoa taaksepäin. Ajamiseen se ei oikein sovellu.
Nämä toistuvat lähes jokaisessa keskustelussamme yritysten kanssa:
Ennuste on yhden ihmisen tiedostossa ja se jää päivittämättä viimeistään seuraavalla kvartaalilla.
Järjestelmiä on iso nippu, mutta ne yhdistyvät toisiinsa lähinnä kirjanpidon takia.
Mitä jos -analyysit tehdään taulukkolaskennassa tai kokemuksen perusteella.
Yksittäisen asiakkaan, tuotteen tai projektin kannattavuutta arvaillaan, vaikka kokonaiskate tiedetään.
Kannattavuus selviää vasta kun kirjanpito valmistuu.
Tieto ei siis puutu. Se on vain kerätty ulkoisen laskennan ehdoilla, ja siksi se jää käyttämättä siellä, missä päätökset tehdään.
Mikä muuttuu, kun kannattavuutta ennustetaan?
Ero ei näy järjestelmäkaaviossa vaan seurantapalaverissa. Luvut eivät välttämättä muutu lainkaan vaan muuttuu se, milloin ne tiedetään ja mitä niillä tehdään.
| Nyt | Katevian kanssa |
|---|---|
| Kuukauden tulos selviää 3–6 viikon päästä | Ennuste päivittyy toteuman mukana |
| Palaverissa ihmetellään, miksi kate laski | Palaveriin tullaan syy ja toimenpide-ehdotus valmiina |
| Mitä jos -laskelma vie kaksi päivää | Skenaario lasketaan palaverin aikana |
| Ennuste on yhden ihmisen tiedostossa | Jokainen vastuuhenkilö päivittää oman osuutensa samaan malliin |
| Poikkeama huomataan, kun joku sattuu katsomaan | Tieto tulee, kun raja ylittyy |
Mitä Katevia tekee?
Katevia tekee kannattavuuden ennakoinnista ja ohjauksesta osan johtamisen arkea. Talouden luvut syntyvät myynnissä, tuotannossa ja projekteissa, eivät kirjanpidossa. Siksi työ ei rajoitu talousosastoon vaan ennuste rakennetaan liiketoiminnan ajureille, ja sitä päivittävät ne, jotka niihin vaikuttavat. Työ etenee kolmessa vaiheessa: ensin nykyiset järjestelmät kuntoon, sitten ennuste ja lopuksi jatkuva analyysi. Pelkän työkalun hankkiminen rikkinäisen prosessin päälle tuottaa samat luvut nopeammin, ei parempia päätöksiä.
Strateginen järjestelmäkonsultointi
Aloitamme aina siitä, mihin nykyinen ERP-, CRM- ja taloushallinnon kokonaisuus todella pystyy. Usein järjestelmissä on jo se, mitä ennustaminen vaatii. Ne pitää vain kytkeä yhteen ja ottaa käyttöön oikealla tavalla. Kun nykyisten järjestelmien rajat tunnetaan, moni järjestelmähanke osoittautuu tarpeettomaksi.
Ennustaminen ja budjetointi
Mallinnamme liiketoiminnan ajurit muotoon, jonka pohjalta voi ennustaa: kriittiset osiot monitasoisesti ja kaavoihin perustuen, loput kevyemmin. Kaikkea ei tarvitse siis ennustaa sentilleen. Skenaariot valmistuvat minuuteissa, ei työpäivissä, ja juuri siksi vaihtoehtoja ylipäätään lasketaan.
Katevia-sovellus
Sovellus yhdistää eri järjestelmien tiedot ennustamista varten ja pitää laskennan ajan tasalla. Data haetaan rajapinnoilla, ei käsin syöttämällä, ja laskentalogiikka on näkyvissä. Otetaan käyttöön vain silloin, kun nykyisistä järjestelmistä ei löydy tarvittavaa toiminnallisuutta.
Muutosanalyysi ja jatkuva kumppanuus
Kun ennuste on olemassa ja toteuma virtaa siihen automaattisesti, painopiste siirtyy poikkeamien tulkintaan. Emme vastaa vain kysymykseen mitä, vaan selvitämme syyn ja esitämme toimenpiteen. Tämä on se osa palvelua, jota ei saa ostettua työkaluna.
Millaista yhteistyö on käytännössä?
Katevia ei ole ohjelmistotalo vaan asiantuntijakumppani, jolla on oma työkalu. Työ tehdään teidän kanssanne, ei teidän puolestanne.
Ennen kuin ennustetaan mitään, käymme läpi, miten liiketoimintanne toimii. Esimerkiksi mistä kate syntyy, mikä tuotannossa rajoittaa ja mitkä asiakkuudet kannattavat. Poikkeamat käydään läpi sovitulla rytmillä, tyypillisesti osana kuukausipalaveria tai johtoryhmän kokousta, ja niissä esitetään analysoitu syy ja toimenpide-ehdotus. Teknologia valitaan tarpeen mukaan, ja usein se on se, mikä teillä jo on.
Tarvitaanko tähän uusi järjestelmä?
Ei välttämättä. Osa asiakkaista saa tarvitsemansa hyödyn pelkästään nykyisiä järjestelmiä tehostamalla. Oma sovelluksemme tulee kuvaan silloin, kun nykyisistä järjestelmistä ei löydy tarvittavaa toiminnallisuutta tai kun tarvitaan taso, joka yhdistää eri järjestelmien tiedot tehokkaasti ennustamista varten.
Sovellus sijoittuu joustavuudessaan taloushallinnon ohjelmistojen ja raskaiden ERP-järjestelmien väliin. Taloushallinnon ja muut ohjelmistot pysyvät pohjana, ja Katevia rakentaa niiden päälle ennustamisessa hyödynnettävän kerroksen. Data haetaan rajapinnoilla, ei käsin syöttämällä, ja kerran kuntoon laitettu laskenta päivittää tulokset automaattisesti.
Kenelle Katevian palvelut on tarkoitettu?
Kasvuhakuisille pk-yrityksille, joiden järjestelmätilanne on jo kohtuullisesti hallussa, mutta joissa järjestelmistä ei saada irti sitä, mitä johtaminen vaatisi. Painopisteenämme ovat konepajat ja muu valmistava teollisuus, asiantuntijaorganisaatiot sekä rakennusala mutta ratkaisu ei ole toimialasidonnainen. Keskustelemme yhtä lailla toimitusjohtajan ja talousjohtajan kuin myynnin, tuotannon ja projektien vetäjien kanssa, koska kannattavuuden ajurit ovat heidän käsissään.
Tyypillinen palvelun käyttäjä tunnistaa itsensä ainakin kahdesta seuraavasta: kannattavuus selviää vasta kirjanpidon valmistuttua, ennuste on yhden ihmisen taulukkolaskentatiedostossa, eikä yksittäisen asiakkaan, tuotteen tai projektin kannattavuutta tunneta luotettavasti.
Jos taas järjestelmänne ovat täydessä synkassa, ennusteet osuvat eikä yksikään poikkeama ole koskaan yllättänyt, voimme vain onnitella. Otamme silti mielellämme sparrailusession siitä, miten siihen on päästy.
Mitä hyötyä kannattavuuden ennustaminen tuo euroina?
Yhden prosenttiyksikön parannus myyntikatteessa on usein kymmeniä tuhansia euroja vuodessa. Yksi tunnistettu hinnoitteluvirhe, hukkakapasiteetti tai huomaamatta jäänyt ostohinnan korotus tuottaa usein moninkertaisesti sen mitä palvelumme maksaa.
| Hyöty | Esimerkkilaskelma | Vuosivaikutus |
|---|---|---|
| Hinnoitteluvirheiden korjaus | 10 M€ liikevaihto, yhden prosenttiyksikön parannus myyntikatteessa | 100 000 € |
| Hukkakapasiteetin käyttöönotto | 20 hengen organisaatio, laskutusaste 65 % → 70 %, kapasiteetti on jo maksettu | 120 000 € |
| Tappiollisten asiakkuuksien tunnistaminen | Kolme asiakkuutta, joiden yhteenlaskettu kate on negatiivinen | kymmeniä tuhansia |
| Ostohintojen valvonta | Yksi havaittu ja neuvoteltu toimittajan hinnankorotus | kymmeniä tuhansia |
| Raportoinnin koonnin väheneminen | Kuukausiraportointi 2–5 työpäivästä tunteihin | 10 000–20 000 € |
Luvut ovat esimerkkilaskelmia.
Suhdeluku on tässä olennaisempi kuin yksittäinen euromäärä: jos yritys tekee 10 miljoonan euron liikevaihdolla 6 prosentin käyttökatteen, sadan tuhannen euron kateparannus on 17 prosentin parannus tulokseen. Yksikään näistä havainnoista ei edellytä uutta järjestelmähanketta vaan ainoastaan sen näkemistä, mitä nykyisissä järjestelmissä oleva tieto kertoo.
Laskelma kannattaa tehdä teidän omilla luvuillanne. Teemme sen halutessanne kartoituksessa.
Miten muutosanalyysi eroaa tavallisesta raportoinnista?
Ero ei ole laskennassa. Molemmat alla olevat vastaukset ovat oikein, molemmissa on löydetty sama poikkeama ja jäljitetty se samaan aiheuttajaan. Ero on siinä, kysytäänkö vielä yksi kysymys sen jälkeen, kun luku on varmistettu oikeaksi.
Tavallinen raportti
Markkinointikulut ylittyvät 180 000 eurolla. Kasvu johtuu pääasiassa digitoimisto DToimiston laskutuksesta.
Tarkka ja ajallaan. Kukaan ei vain yleensä tee asialle mitään näin kerrottuna.
Muutosanalyysi
Markkinointikulut ylittyvät 180 000 eurolla digitoimisto DToimiston takia. Nousu ei johdu tehtyjen työtuntien määrästä vaan hinnankorotuksesta. Hinta kannattaa vertailla muihin toimistoihin ja harkita kumppanin vaihtamista.
Johtaa toimenpiteeseen.
Jälkimmäiseen ei päästä taulukkolaskennalla. Se vaatii syy-seuraussuhteiden ymmärtämistä, ja juuri siksi painopisteemme on siinä eikä ohjelmistoissa. Sovellus, oli se sitten Excel (tai muu oma viritelmä), taloushallinnon järjestelmä tai oma sovelluksemme, tekee laskennan näkyväksi, mutta syyn ja seurauksen tulkinta on se osa, jota ei saa ostettua työkaluna.
Siksi Katevia ei ole sama asia kuin mikään tutuista vaihtoehdoista. Raportointityökalu näyttää luvut. Controller käy ne kanssanne läpi. Uusi järjestelmä tuottaa ne nopeammin. Ne kaikki toimivat talousosaston sisällä. Katevia yhdistää talouden siihen, mitä liiketoiminnassa tapahtuu, ja rakentaa nykyisten järjestelmienne päälle mallin, joka kertoo, mihin ollaan menossa, miksi, ja mitä sille kannattaa tehdä. Emme kilpaile tilitoimiston tai järjestelmätoimittajan kanssa: ne tuottavat ulkoisen laskennan ja järjestelmän, Katevia sisäisen laskennan ja ennustamisen niiden päälle.
Raportointi kertoo, mitä tapahtui. Katevia kertoo miksi ja mitä seuraavaksi kannattaa tehdä.
Mistä liikkeelle?
Ensimmäinen askel on maksuton 30 minuutin aloituskeskustelu. Käymme läpi nykytilan ja sen, mitä haluatte seurata. Jos molemmat näemme selvitettävää, seuraava askel on kiinteähintainen 1–2 päivän kartoitus.
Kartoituksessa ei selvitetä kaikkea kerralla. Valitsemme yhdessä yhden pienehkön mutta kannattavuuden kannalta kriittisen osa-alueen. Esimerkiksi suurimpien asiakkuuksien kannattavuuden, yhden tuoteryhmän katteen tai kassan riittävyyden lähikuukausina. Selvitämme kyseisen osa-alueen ajurit ja rakennamme siitä demon teidän omalla datallanne. Näette konkreettisesti, onko lähestymistavasta hyötyä, ennen kuin sitoudutte mihinkään laajempaan.
Kartoituksesta jää käteen:
- kirjallinen arvio nykytilasta ja tietosiiloista
- tunnistetut kannattavuuden keskeiset ajurit
- suositus jatkosta työmääräarvioineen, mukaan lukien vaihtoehto, ettei mitään kannata tehdä
- halutessanne demo teidän omalla datallanne
Malli on rakennettu niin, että voitte pysähtyä minkä tahansa vaiheen jälkeen. Jos kartoituksesta ei synny yhtään käyttökelpoista havaintoa, sanomme sen suoraan.
Selviääkö kannattavuutenne edelleen jälkikäteen?
Varataan 30 minuuttia ja katsotaan, mitä nykyisistä järjestelmistänne saisi irti. Ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään eikä sido mihinkään.