Ennustaminen ja budjetointi
Mallinnamme liiketoimintanne ajurit muotoon, jonka pohjalta voi ennustaa. Kriittiset osiot rakennetaan monitasoisesti ja kaavoihin perustuen, loput kevyemmin. Kun malli on kerran kunnossa ja toteuma virtaa siihen automaattisesti, ennuste on ajan tasalla joka päivä eikä vain silloin, kun joku muistaa ja ehtii päivittää sen.
Mikä nykyisessä budjetoinnissa menee pieleen?
Tyypillinen budjetointikierros kestää 6–10 viikkoa. Versiot kiertävät sähköpostissa, jokainen vastuuhenkilö täyttää oman taulukkonsa ja joku yhdistää ne käsin. Kun kierros valmistuu, ensimmäiset oletukset ovat jo vanhentuneet ja seuraavan kerran lukuja katsotaan vasta ensi kuukausien päästä.
Ennuste on yhden ihmisen taulukkolaskentatiedostossa.
Kukaan muu ei uskalla koskea siihen.
Versioita on liikkeellä useita.
Kukaan ei ole varma, mikä niistä on voimassa.
Mitä jos -kysymykset jäävät kysymättä.
Vastauksen laskeminen veisi kaksi työpäivää.
Budjetti ja toteuma elävät erillään.
Poikkeama huomataan, mutta ennustetta ei päivitetä sen perusteella.
Excel on maailman käytetyin ennustejärjestelmä. Se on myös maailman käytetyin yhden ihmisen järjestelmä, ja ongelma alkaa yleensä siitä.
Mitä tarkoittaa ajureihin perustuva ennustaminen?
Sen sijaan että ennustettaisiin tilirivejä, ennustetaan niitä tekijöitä, jotka tilirivit tuottavat: myydyt tunnit ja laskutusaste, tilauskanta ja läpimenoaika, kapasiteetti ja käyttöaste, materiaalin kulutus ja ostohinta. Talousluvut syntyvät näiden seurauksena, eivät oletuksena.
Ero on käytännöllinen. Kun ennuste on rakennettu ajureille, muutos yhdessä oletuksessa päivittää koko ketjun automaattisesti. Kysymykseen ”mitä tapahtuu tulokselle, jos yksi iso asiakas lykkää projektiaan kvartaalilla” saa vastauksen minuuteissa. Juuri siksi vaihtoehtoja ylipäätään lasketaan — kahden työpäivän analyysiä ei tehdä koskaan.
Pitääkö kaikki ennustaa tarkasti?
Ei, ja tämä on yksi tärkeimmistä valinnoista koko työssä. Rakennamme monitasoisen ja kaavoihin perustuvan mallin niihin osiin, jotka ratkaisevat kannattavuuden. Loput ennustetaan kevyesti, esimerkiksi edellisen vuoden pohjalta tai yhdellä kertoimella.
Syy on selvä. Jokainen mallin taso vaatii ylläpitoa, ja liian raskas malli jää päivittämättä. Toimistotarvikkeiden kuukausikohtainen ennustaminen kolmella ajurilla on täysin mahdollista. Se ei vain ole koskaan kannattanut kenellekään.
Sama koskee seurattavien mittareiden määrää: keskitymme niihin, joihin voi oikeasti vaikuttaa. Ja rahassa puhutaan tuhansista, ei senteistä.
Kuka ennustetta ylläpitää?
Tavoitteena on, että ennustaminen on useamman ihmisen tehtävä eikä yhden. Jokainen vastuuhenkilö täyttää oman osuutensa samaan malliin, ja versioiden yhteensovittaminen jää kokonaan pois. Käytännössä tämä puolittaa budjetointikierroksen ja poistaa sen kohdan, jossa joku istuu kaksi päivää yhdistelemässä taulukoita.
Kiinnitämme ennustamisen olemassa oleviin rutiineihin: kuukausipalaveriin, myynnin ennustekokoukseen, siihen mikä teillä jo on. Erillisenä uutena tehtävänä ennustaminen jää tekemättä viimeistään toisella kvartaalilla, vaikka malli itsessään olisi kuinka erinomainen.
Tarvitaanko tähän uusi järjestelmä?
Ei välttämättä. Osa asiakkaista saa ennusteen toimimaan nykyisillä järjestelmillä, kun tieto saadaan liikkumaan niiden välillä. Katevia-sovellus tulee kuvaan silloin, kun nykyisistä järjestelmistä ei löydy tarvittavaa toiminnallisuutta tai kun eri järjestelmien tiedot pitää yhdistää ennustamista varten.
Tämä selviää kartoituksessa, ei sitä ennen.
Kestääkö budjetointikierros teillä edelleen kuukausia?
Varataan 30 minuuttia ja katsotaan, mitä nykyisistä järjestelmistänne saisi irti. Ensimmäinen keskustelu ei maksa mitään eikä sido mihinkään.