EPM-järjestelmän valinta: mitä kysyä ennen budjetointi- ja ennustejärjestelmän hankintaa
Budjetointi- ja ennustejärjestelmän valinta vaikuttaa siihen, miten koko organisaatiota johdetaan. Tässä oppaassa käydään läpi kysymykset, jotka kannattaa selvittää ennen kuin pyytää ensimmäistäkään tarjousta — alkaen siitä, jonka järjestelmätoimittajat yleensä ohittavat: tarvitaanko uutta järjestelmää ollenkaan.
Opas on kirjoitettu toimittajariippumattomasti. Katevia ei edusta yhtäkään ohjelmistotoimittajaa. Päivitetty syyskuussa 2026.
Mikä EPM-järjestelmä on?
EPM-järjestelmä (Enterprise Performance Management) on suunnittelu- ja ennustejärjestelmä, jolla hoidetaan budjetointi, ennustaminen, skenaariot ja niihin liittyvä raportointi. Samasta järjestelmäluokasta puhutaan myös nimillä CPM ja FP&A-työkalu. Käytännössä ne tarkoittavat samaa.
Vaihtoehdot eivät ole kaksi vaan kirjo. Toisessa päässä on taulukkolaskenta, toisessa suuret suunnittelujärjestelmät, joiden käyttöönotto on kuukausien hanke. Välissä on kevyempiä ratkaisuja, jotka hoitavat ennustamisen ilman raskasta projektia. Oikea kohta kirjolla riippuu yrityksen koosta, rakenteesta ja siitä, mitä halutaan tietää.
Oppaassa käytetyt käsitteet on selitetty ennustamisen ja budjetoinnin sanastossa.
Tarvitaanko uutta järjestelmää ollenkaan?
Tämä kysymys kannattaa esittää ensin, koska moni järjestelmähanke käynnistyy ratkaisemaan ongelmaa, joka on prosessissa tai hajallaan olevassa datassa. Uusi järjestelmä rikkinäisen prosessin päällä tuottaa samat luvut nopeammin, mutta ei parempia päätöksiä.
Järjestelmä voi olla tarpeen, jos…
- tieto on olemassa, mutta usean järjestelmän välissä, eikä nykyisistä löydy toiminnallisuutta sen yhdistämiseen
- ennustamiseen osallistuu useita ihmisiä ja versioiden hallinta on käynyt mahdottomaksi
- skenaarioita tarvitaan usein, ja yhden laskeminen vie päiviä
- sama malli pitää nähdä monesta näkökulmasta: asiakas, projekti, tuote, yksikkö
Ongelma on todennäköisesti muualla, jos…
- toteumadata tulee viiveellä tai sitä syötetään käsin
- kukaan ei ole määritellyt, mitä oikeastaan pitäisi ennustaa
- nykyisten järjestelmien ominaisuuksia on maksettu mutta jätetty käyttöön ottamatta
- nykyinen ennuste jää päivittämättä, koska se ei ole osa mitään olemassa olevaa rutiinia
Jos oikean palstan kohdat tuntuvat tutummilta, ensimmäinen askel on nykyisten järjestelmien ja prosessien läpikäynti, ei tarjouspyyntö järjestelmätoimittajalle.
Mitä pitäisi ennustaa ennen kuin valitsee työkalun?
Ennen järjestelmävalintaa pitää tietää, mitkä tekijät tuottavat yrityksen tuloksen. Useimmissa yrityksissä niitä on kolmesta viiteen: myydyt tunnit ja laskutusaste, tilauskanta ja läpimenoaika, kapasiteetti ja käyttöaste, materiaalin kulutus ja ostohinta. Nämä ovat ennusteen ajurit.
Tämä ratkaisee valinnan enemmän kuin mikään ominaisuuslista. Jos ennuste rakennetaan tilikartan riveille, lähes mikä tahansa järjestelmä riittää — mutta ennusteesta ei näe, miksi luvut liikkuvat. Jos ennuste rakennetaan ajureille, järjestelmän pitää tukea kaavoja, jotka johtavat talousluvut toiminnallisista tekijöistä.
Samalla kannattaa päättää tarkkuustaso. Kannattavuuden kannalta kriittiset osat kannattaa mallintaa tarkasti, loput kevyesti. Liian raskas malli on yleisin yksittäinen syy siihen, että ennuste jää päivittämättä.
Mitä järjestelmältä pitää vaatia?
Alla ovat kysymykset, jotka kannattaa esittää jokaiselle toimittajalle. Vastaus ”onnistuu” ei riitä: pyydä näyttämään, miten.
| Kriteeri | Mitä kysyä |
|---|---|
| Käyttötarkoitus | Mihin järjestelmä on alun perin tehty: budjetointiin, ennustamiseen, konsolidointiin vai operatiiviseen suunnitteluun? Järjestelmät ovat yleensä vahvimmillaan siinä, mistä ne ovat lähtöisin. |
| Mallinnus | Tukeeko se ajuripohjaista mallia, rullaavaa ennustetta ja skenaarioita ilman että koko mallista tehdään kopio? |
| Integraatiot | Miten data tulee ERP:stä, CRM:stä ja palkanlaskennasta? Automaattisesti vai tiedostosiirtoina, ja kuinka usein? |
| Jäljitettävyys | Voiko minkä tahansa luvun purkaa lähtötietoon asti? Näkyykö, kuka muutti mitä ja milloin? |
| Muokattavuus | Pystyykö taloushallinto muuttamaan rakenteita, kaavoja ja raportteja itse, vai tarvitaanko jokaiseen muutokseen konsulttia? |
| Käytettävyys | Käyttävätkö ne, joiden pitäisi syöttää ennusteita, järjestelmää oikeasti? Onko Excel-yhteys niille, jotka eivät luovu siitä? |
| Käyttöoikeudet | Voiko näkyvyyden rajata rooleittain ja riveittäin, esimerkiksi niin että palkkatiedot näkyvät vain osalle? |
| Poispääsy | Saako datan ja rakennetun laskentalogiikan ulos rakenteisessa muodossa, jos järjestelmästä luovutaan? |
Kaksi viimeistä jäävät hankinnoissa useimmin kysymättä. Jäljitettävyys ratkaisee, uskalletaanko lukuja käyttää päätöksenteossa. Poispääsy ratkaisee, kuinka kalliiksi järjestelmästä luopuminen tulee viiden vuoden päästä.
Miten kokonaiskustannukset lasketaan?
Kokonaiskustannus muodostuu neljästä osasta: lisensseistä, käyttöönotosta ja konsultoinnista, jatkuvasta ylläpidosta sekä organisaation omasta työstä. Viimeinen jää laskelmista useimmin pois, vaikka käyttöönotto vie talousosaston avainhenkilöiden aikaa viikoista kuukausiin.
Hinnoittelumalli kannattaa katsoa tarkasti. Käyttäjäkohtainen hinnoittelu ei vain nosta kustannusta, vaan se rajaa sitä, ketkä ennustamiseen osallistuvat. Jos lisenssejä ostetaan viidelle, ennustaminen jää viiden ihmisen tehtäväksi, ja muut toimittavat lukunsa sähköpostilla kuten ennenkin.
Hyötypuolella säästetty työaika on helpoin laskea mutta harvoin suurin erä. Merkittävämpää on se, mitä nopeampi ja tarkempi tieto mahdollistaa: yksi ajoissa huomattu hinnoitteluvirhe tai tappiollinen asiakkuus on usein suurempi summa kuin koko järjestelmän vuosikustannus.
Miten toteutuskumppani valitaan?
Järjestelmän lisäksi valitaan kumppani, joka sen ottaa käyttöön, ja lopputulos riippuu siitä vähintään yhtä paljon. Neljä asiaa kannattaa selvittää:
- Ymmärtääkö kumppani liiketoimintaanne? Talousprosessien ja toimialan tuntemus ratkaisee enemmän kuin järjestelmän tekninen osaaminen.
- Kuka työn konkreettisesti tekee? Myyntivaiheen asiantuntija ei aina ole se, joka toteuttaa.
- Edustaako kumppani tiettyä toimittajaa? Toteutuskumppani suosittelee luonnollisesti järjestelmää, jota se myy. Se ei ole väärin, mutta se kannattaa tietää.
- Kuka auttaa käyttöönoton jälkeen? Malli pitää päivittää, kun liiketoiminta muuttuu. Onko siihen tukea, ja millä hinnalla?
Miksi EPM-hankkeet epäonnistuvat?
Harvoin järjestelmän takia. Yleisimmät syyt ovat toistuvia:
- Järjestelmä ostetaan prosessiongelmaan. Jos tieto ei liiku nyt, se ei liiku uudessakaan järjestelmässä.
- Malli on liian raskas. Jokainen taso vaatii ylläpitoa, ja raskas malli jää päivittämättä viimeistään toisella kvartaalilla.
- Lähdedata ei ole kunnossa. Ennuste on täsmälleen niin luotettava kuin sitä syöttävä toteuma.
- Ennustaminen jää erilliseksi tehtäväksi. Jos ennustetta ei kytketä olemassa oleviin rutiineihin, kuten kuukausipalaveriin, se unohtuu.
Yhteistä kaikille on, että ne näkyvät vasta käyttöönoton jälkeen. Siksi ne kannattaa käydä läpi ennen hankintaa.
Tarkistuslista ennen tarjouspyyntöä
- Olemmeko selvittäneet, mihin nykyiset järjestelmät pystyvät?
- Tiedämmekö, mitkä 3–5 ajuria tuottavat tuloksemme?
- Olemmeko päättäneet, mitkä osat ennustetaan tarkasti ja mitkä kevyesti?
- Tiedämmekö, kuka ennustetta ylläpitää ja missä rutiinissa?
- Onko lähdedata siinä kunnossa, että siihen voi luottaa?
- Olemmeko laskeneet kokonaiskustannuksen, oma työ mukaan lukien?
- Olemmeko kysyneet jokaiselta toimittajalta jäljitettävyydestä ja poispääsystä?
Jos useampaan vastaus on ei, se ei tarkoita, ettei järjestelmää tarvita. Se tarkoittaa, että hankinta on liian aikaisin.
Miten Katevia voi auttaa?
Käymme läpi nykyiset järjestelmänne ja sen, mitä niillä saadaan aikaan ennen kuin mitään hankitaan. Emme edusta yhtäkään ohjelmistotoimittajaa, joten suositus voi olla uusi järjestelmä, nykyisten tehostaminen tai se, että mitään ei kannata ostaa.
Harkitsetteko budjetointi- tai ennustejärjestelmän hankintaa?
Käydään tilanne läpi maksuttomassa 30 minuutin keskustelussa ennen kuin pyydätte ensimmäistäkään tarjousta.